1. Parternes forhold

Aftalen indgås mellem dig som dataansvarlig og Softify Labs ApS (CVR 34413037) som databehandler. Aktiveres automatisk når du opretter en Bogify-konto. Aftalen gælder så længe du har et aktivt abonnement og dækker alle personoplysninger der behandles via tjenesten på dine vegne.

2. Instruks

Bogify må alene behandle personoplysninger efter din dokumenterede instruks. Instruksen udgøres af denne aftale, vores vilkår og din løbende brug af produktet. Vi underretter dig hvis vi mener en instruks strider mod GDPR eller anden EU-ret. Behandlingen sker inden for EU/EØS, bortset fra overførslerne til de underdatabehandlere i USA, der er nævnt i afsnit 3.

3. Underdatabehandlere (Hetzner, Anthropic, Cloudflare)

Vi anvender følgende underdatabehandlere:

Hetzner Online GmbH - server-hosting og krypterede backups i Finland (Helsinki)
Anthropic Ireland, Limited - AI-aflæsning af bilag og AI-chat. Behandlingen kan ske i USA, og overførslen sker efter EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Anthropic træner ikke AI-modeller på dine data
Cloudflare, Inc. - DNS, DDoS-beskyttelse, CDN og modtagelse af bilag sendt via e-mail. Overførsel til USA sker under EU-U.S. Data Privacy Framework
Resend (Plus Five Five, Inc.) - afsendelse af e-mails fra Bogify via EU-region (Irland). Overførsel til USA sker under EU-U.S. Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser
Stripe Payments Europe, Limited - betalingsbehandling, Irland
Dinero (Visma) - kun når du selv forbinder din Dinero-konto. Data sendes da til dit eget Dinero-regnskab

Ændringer i listen varsles mindst 30 dage i forvejen. Du kan gøre indsigelse, i så fald har du ret til at opsige aftalen.

4. Sikkerhed

Vi implementerer tekniske og organisatoriske foranstaltninger der beskytter personoplysningerne mod uautoriseret adgang, tab eller ødelæggelse. Det omfatter kryptering i transit (TLS 1.3) og at-rest (AES-256), MFA på alle medarbejderkonti, least-privilege-adgang, daglige krypterede backups og årlige penetrationstest af eksterne sikkerhedseksperter.

5. Brud på persondatasikkerhed

Ved konstateret brud på persondatasikkerheden underretter vi dig uden unødigt ophold og senest inden for 24 timer. Underretningen indeholder beskrivelse af bruddets karakter, kategorier af berørte personer, sandsynlige konsekvenser samt afhjælpende tiltag. Vi bistår dig i din egen 72-timers anmeldelse til Datatilsynet.

6. Retur/sletning ved ophør

Du kan eksportere alle dine data i maskinlæsbart format (JSON og CSV) og dine bilag som filer, så længe din konto findes, også efter at abonnementet er opsagt. Intet slettes, før du selv sletter kontoen. Når du sletter den, har du 30 dage til at fortryde. Derefter slettes alle data, herunder bilag og bogføring, fra produktionen. Krypterede backups roteres løbende, og slettede data er helt væk fra dem senest 24 måneder efter. Backups bruges kun til gendannelse efter nedbrud. Bogify er ikke et registreret bogføringssystem, så bogføringslovens krav om at opbevare bogføringsmaterialet i 5 år påhviler dig: eksportér dine data, før du sletter kontoen.